La persona, dopo un affiancamento diretto con il CEO cui riporterà, avrà la responsabilità operativa di numerosi processi aziendali e diventerà un punto di riferimento interno per farli funzionare in modo preciso ed efficiente con la possibilità di proporre semplificazioni, automazioni e modalità di lavoro più efficienti. La posizione è volutamente trasversale e comprende principalmente:
HR Administration
● Gestione dei processi di onboarding e offboarding dei collaboratori.
● Predisposizione e gestione della documentazione contrattuale e delle integrazioni.
● Interfaccia con il consulente del lavoro per gli aspetti amministrativi del personale.
● Gestione di ticket restaurant e attività correlate.
● Gestione della documentazione relativa a salute e sicurezza, in collaborazione con i consulenti esterni.
● Supporto amministrativo alle persone presenti nella struttura.
Amministrazione e ciclo attivo
● Emissione e gestione delle fatture verso i clienti (ciclo attivo).
● Controllo degli incassi e riconciliazioni.
● Gestione di rimborsi e disdette.
● Verifica della correttezza dei dati e delle quadrature.
● Gestione delle attività amministrative legate alla rete di consulenti.
Ciclo passivo e rapporti con i professionisti esterni
● Gestione delle fatture dei fornitori.
● Predisposizione dei pagamenti a consulenti, collaboratori e dipendenti.
● Gestione dello scadenziario.
● Predisposizione della documentazione necessaria al commercialista.
● Interfaccia operativa con commercialista, consulente del lavoro e altri professionisti esterni.
Processi e organizzazione
● Gestione e aggiornamento delle procedure interne.
● Individuazione di passaggi ridondanti o attività che possono essere semplificate.
● Collaborazione con il CEO e il CTO nell'ottimizzazione dei flussi di lavoro.
● Supporto all'evoluzione degli strumenti digitali e delle piattaforme aziendali.
● Utilizzo degli strumenti di automazione e AI già presenti o progressivamente introdotti nell'organizzazione.
Office Management
● Gestione operativa dell'ufficio.
● Monitoraggio delle forniture e degli approvvigionamenti.
● Gestione dell'archiviazione documentale e delle necessità organizzative della sede.
● Supporto nell'organizzazione di riunioni, incontri ed eventi.
● Verifica che l'ufficio sia sempre operativo e funzionale.
Cerchiamo una persona affidabile e precisa, con un solido background amministrativo, abituata a gestire in autonomia attività diverse e a muoversi con naturalezza tra amministrazione, HR amministrativo e gestione operativa dell'ufficio e con una buona conoscenza operativa di Excel o Google Sheets.
Il profilo ideale ha maturato almeno 3 anni di esperienza in ambito amministrativo, preferibilmente all'interno di realtà di piccole o medie dimensioni nelle quali abbia avuto modo di occuparsi di più attività e di seguire i processi con una visione completa, interfacciandosi autonomamente con commercialista e consulenti esterni.
Offriamo
● Inserimento in una realtà in forte crescita e con un'organizzazione moderna.
● Contratto a tempo indeterminato, CCNL Commercio – 14 mensilità.
● RAL nella fascia €28.000 – €40.000, commisurata alla seniority e alle competenze.
● Ticket restaurant del valore di 8 € per ogni giornata lavorata, anche in smart working.
● Modalità di lavoro ibrida e molto flessibile: indicativamente 1-2 giorni a settimana in ufficio, il resto da remoto.